HMS-håndbok

Formål, visjon og etisk fundament

Våre mål for helse, miljø og sikkerhet

Organisering

HMS-ansvar, oppgaver og myndighet

OHR har inngått avtale med Follo Bedriftshelsetjeneste.

Kontakt: 64 94 18 21 // follobht@follobht.no.

---

FHR har avtale hos Glåmdal HMS.

Kontakt: Gågata 32 (Kongsvinger) // 62 88 85 00 // post@glomdalhms.no

---

RH benytter Follo Bedriftshelsetjeneste

Kontakt: 64 94 18 21 // follobht@follobht.no.

---

Ruspolitikk

Oppdatering av HMS-systemet

Handlingsplan

Miljøfyrtårn

Generelle HMS-rutiner

Opplæring og involvering

I henhold til arbeidsmiljølovens paragraf 3-2 og 4-2, samt internkontrollforskriftens paragraf 5, punkt 2, har
bedriften gjennomført en vurdering av opplæringsbehov innen arbeidsmiljøområdet. Opplæringsplanen vurderes hver gang det skjer endringer i produksjonsutstyr eller arbeidsoppgaver som kan kreve annen opplæring, og bør uansett vurderes hvert 2. år.

Vurderingen er gjennomført i samarbeid med verneombud/ansatte. Ansatte involveres i HMS-arbeidet ved at HMS er et tema i faste personalmøter. Videre har alle ansatte blitt informert om og kjenner til innholdet i denne håndboken. Større endringer gjøres i samarbeid med verneombud/ de ansatte

Opplæring i HMS for alle ansatte

I vår bedrift har alle ansatte fått opplæring i aktuelle systemer, bruk av maskiner og utstyr og bruk av verneutstyr.
Alle ansatte signerer for gjennomlesing av HMS-håndbok. Listen oppbevares i lokal HMS-perm på hotellene. Alle ansatte som trenger det, har gjennomført opplæring i bruk av verneutstyr ved utdeling av verneutstyret. Vi gjennomfører jevnlig førstehjelpskurs

Opplæringsprogram for nye ansatte

Alle nyansatte gjennomgår opplæringsprogram i henhold til egen sjekkliste, som de signerer på etter gjennomføring.
Denne sjekklisten lages lokalt hos hvert hotell. Opplæringen inkluderer også gjennomgang av HMS-håndbok og rutiner. Den nyansattes nærmeste leder er ansvarlig for at opplæringen gjennomføres.

Varsling

Oppfordring: Alle oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold. Denne rutinen begrenser ikke varslingsretten.

Hensikt: Rutinen skal bidra til å avdekke eventuelle kritikkverdige forhold i bedriften.

Varsling: Skriftlig eller muntlig melding om kritikkverdige forhold til noen i virksomheten som har mulighet til å gjøre noe med forholdet. Varsler må forsikre seg om at varslingsmottaker oppfatter at meldingen er ment å være et varsel.

Hvem som har rett til å varsle: Alle arbeidstakere og innleide kan varsle om kritikkverdige forhold.

Kritikkverdige forhold: Forhold som er i strid med lov, med skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller med etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet. Typetilfeller kan være forhold som innebærer fare for liv eller helse, fare for klima eller miljø, korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet, myndighetsmisbruk, uforsvarlig arbeidsmiljø eller brudd på personopplysningssikkerheten.

Ytring som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold regnes normalt ikke som varsling:

• Eksempler på arbeidstakers eget forhold som ikke omfattes av varslingsreglene er personalkonflikter, faglige eller politiske ytringer eller generell misnøye med arbeidsplassen.
• Eksempel på arbeidstakers eget forhold som omfattes av varslingsreglene er trakassering.

Gjengjeldelse: Enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en følge av eller en reaksjon på at arbeidstaker har varslet. Arbeidstakere skal ikke utsettes for gjengjeldelse ved varsling. Tilsvarende gjelder for arbeidstakere som uttrykker at de vil varsle.

Ansvar: Administrerende direktør har ansvar for at varslingsrutinene tilfredsstiller lovkravet. Nærmeste leder mottar varsel, men arbeidstaker kan også velge å varsle til andre som har mulighet til å gjøre noe med det varselet gjelder. Det kan varsles via verneombud, tillitsvalgt eller advokat. Ledere og tillitsvalgte skal sørge for at varslere ikke blir utsatt for negative reaksjoner.

Følgende regler gjelder for plikt til å gi beskjed:
Arbeidstakers underretningsplikt: Arbeidsmiljøloven §2-3
Verneombudets varslingsplikt: Arbeidsmiljølovens § 6-2
Bedriftshelsetjenesten: Helsepersonelloven § 17

Festningshotellene skal ha en åpen bedriftskultur der det er aksept for å ta opp bekymringer og å reise kritikk. De ansatte kan på en konstruktiv måte formidle kritikk til ledelsen, skriftlig eller muntlig. Ledelsen skal ta imot folk som varsler om kritikkverdige forhold på en ordentlig måte. Det skal ryddes opp i det som er kritikkverdig. Viser det seg at kritikken er ubegrunnet, må den som kom med den få en ordentlig forklaring. Ledelsen har ansvar for å ta vare på den eller de det blir varslet om. Ledere og tillitsvalgte skal sørge for at varslere ikke blir utsatt for negative reaksjoner.

Omstilling

I henhold til arbeidsmiljølovens paragraf 3-1 (2) d) har virksomheten rutiner for å konsekvensvurdere eventuelle omstillinger med hensyn til arbeidsmiljø, og involvere og informere berørte ansatte i henhold til arbeidsmiljølovens paragraf 4-2 (3).
Ved behov for omstillinger i bedriften, benyttes denne rutinen for å ivareta arbeidsmiljøet. Bedriften er tydelig på hva som er årsak og målsetning med omstillingen, og informerer de ansatte om dette så tidlig som mulig. Ansatte som blir direkte berørt, skal så lang det er mulig, informeres om hvilke endringer de blir omfattet av før informasjon offentliggjøres. Før omstilling iverksettes, vurderer bedriften mulige konsekvenser omstillingen kan
ha for arbeidsmiljøet. Denne vurderingen gjøres i samarbeid med verneombud. På bakgrunn av konsekvensvurdering planlegges og iverksettes tiltak for å redusere eventuelle negative arbeidsmiljøkonsekvenser av omstillingen. Hvordan omstillingen skal gjennomføres, herunder gjennomføring av tiltak for å redusere negative konsekvenser, drøftes med de tillitsvalgte.

Gravide arbeidstakere

I henhold til arbeidsmiljølovens paragraf 4-1 og paragraf 4-2 har bedriften etablert rutine for at gravide ansatte i størst mulig grad skal kunne delta i arbeid.
Nærmeste leder har ansvar for tilrettelegging av arbeidssituasjonen for gravide. Dersom den ansatte blir sykmeldt på grunn av graviditet, kan arbeidsgiver søke NAV om fritak fra arbeidsgiverperioden.
Leder skal sørge for at gravide beskyttes mot ubehag og skade som følge av arbeidssituasjon og arbeidsmiljø, og sørge for å tilrettelegge etter forutsetninger hos den enkelte gravide.
Leder som er gjort kjent med graviditeten, skal kalle den gravide inn til samtale så tidlig som mulig. Samtalen skal ha fokus på den gravides arbeidssituasjon, eventuelle risikofaktorer og behov for tilrettelegging. Det kan være aktuelt at bedriftshelsetjenesten deltar i samtalen. I forbindelse med samtalen skal leder fylle ut oppfølgingsplan i samarbeid med den gravide. Send oppfølgingsplanen til den som eventuelt sykemelder (lege, jordmor, kiropraktor eller andre). Sørg for oppfølgingsmøte ved behov. Form og tilstand hos den gravide kan raskt endre seg. Det er derfor viktig med tett
oppfølging for å gjøre små, fortløpende grep for tilrettelegging. Ansatte skal varsle leder så tidlig som mulig om svangerskapet slik at behov for tilrettelegging og tiltak kan avklares og iverksettes. Hvis du som er eller planlegger å bli gravid ikke ønsker å informere leder på tidlig stadium, kan du kontakte bedriftshelsetjenesten for samtale og rådgiving. I henhold til arbeidsmiljølovens paragraf 2-3 , har den gravide plikt til å ta annet og bedre egnet arbeid som arbeidsgiver tilbyr i stedet for arbeidet arbeidsgiver mener kan være skadelig ved graviditet. Hvis den gravide og arbeidsgiver ikke blir enig om egnet arbeid, kan saken tas opp med Arbeidstilsynet. Når tilrettelegging og omplassering er prøvd eller vurdert, men viser seg å ikke være gjennomførbart, kan den gravide søke NAV om svangerskapspenger.

Orden og renhold

Hensikten med rutinen er å skape et rent og trivelig arbeidsmiljø og forebygge helseskader. Renhold utføres av innleide renholdere etter avtale. Avtalen innebærer faste rutiner for hvilke flater som skal rengjøres og hyppighet. Alle har ansvar for å holde orden på egen arbeidsplass, slik at renholder kommer til. Før arbeidsdagens slutt skal alt verktøy/ utstyr som har vært benyttet ryddes på plass, og overflater skal være rene og
fri for rot. Se forøvrig personalhåndboken for ytterligere informasjon.

Avfallshåndtering

Den enkelte ansatte er selv ansvarlig for å sortere avfall i henhold til instruksen og etter opplæring som er gitt. Vi
sorterer følgende avfallsfraksjoner: papp, papir, plast, matvfall, elekronisk avfall, farlig avfall. Bedriften har avtale med følgende renovatør(er) om henting av næringsavfall:
RH og OHR benytter Follo Truck, FHR benytter Glåma.
Rutine for kildesortering lages og oppbevares synlig lokalt på de ulike hotellene. Rapport for kildesortering hentes ut årlig i forbindelse med klima- og miljørapport. Tiltak settes for å forbedre andel avfall som blir kildesortert.

Farlig avfall

Bedriften produserer mer enn 1 kg farlig avfall pr år, og har i henhold til krav i avfallsforskriften derfor avtale om levering av farlig avfall minimum 1 gang pr år. Bedriftenene sorterer og leverer farlig avfall til godkjent mottaker, og sørger for at deklarasjonsskjema blir utfylt.
Farlig avfall lagres forsvarlig og slik at avrenning og avdamping unngås. Alt farlig avfall er merket, slik at det kan identifiseres. Bedriften leverer følgende typer av farlig avfall: Batterier og annet elektroniske ødelagte/utgåtte produkter.
FHR leverer/avtaler henting med GIR avfallshåndtering.
OHR leverer/avtaler henting med Follo Truckutleie
RH leverer/avtaler henting med Follo Truckutleie

Bedriften har skriftlig avtalt at renovatør deklarere på vegne av bedriften via avfallsdeklarering.no

Brannforebygging

I henhold til krav i forskrift om brannforebygging, kap 3, vurderer vi jevnlig om brannslokkeutstyr og rømningsveier er i orden, og varsler byggeier dersom det oppdages avvik.
Kontroll av at rømningsveier ikke er sperret, er den del av vernerunden, som gjennomføres jevnlig. Dersom det oppdages rømningsveier som ikke er fri,
brannslokkeutstyr som er skadet, eller andre momenter av betydning for brannsikkerhet, skal daglig leder ha melding om dette, og daglig leder melder fra til byggets eier slik at skadene kan utbedres.

Rutine ved brann

Bedriften har tegninger som viser plassering av møteplasser, rømningsveier, slokkeutstyr, brannceller, brannfarlig/ eksplosiver stoffer mv.
Rømningsveier og slokkeutstyr er godt merket og branninstruks finnes som oppslag.

Brannvernleder RH: Kjetil Eide
Brannvernleder OHR: Huseyin Kocaman.
Brannvernleder FHR: Forsvarsbygg

Ved brann

VARSLE: Alle som befinner seg i området skal varsles. Utløs manuell brannmelder/brannalarm der det finnes. Meld fra til brannvesenet på tlf. 110. REDDE: Se til at alle kommer ut.
SLOKKE: Prøv å slokke med tilgjengelige slokkemidler.

Ved brannalarm

Lukk alle dører og vinduer, så brann og røyk sprer seg minst mulig. Gå straks ut av bygningen, bruk ikke heis. Møt på oppsamlingsplass og vær der til du
er registrert.

Hold deg alltid orientert om: Rømningsveier Slokkeutstyrets og brannmelderes plassering og virkemåte

Innkjøp

Sykdom, skader, ulykker

Sykefravær knyttet til korona

For koronarelatert fravær gjelder følgende:

• Arbeidstaker som må være borte fra arbeid på grunn av covid-19, mistanke om slik sykdom, eller sykefravær som følger av vaksine for covid-19, har i de fleste tilfeller rett til sykepenger. Når arbeidstaker har slikt «koronarelatert fravær», vil kravet om arbeidsuførhet være oppfylt. Så lenge de øvrige vilkårene for rett til sykepenger er oppfylt, har arbeidstaker derfor rett til sykepenger.

• Arbeidstaker må opplyse i egenerklæringen ellerlegeerklæringen at fravær skyldes koronapandemien for at arbeidsgiver skal kunne kreve refusjon fra Nav.

Rutine for å melde om fravær

I henhold til folketrygdlovens paragraf 8-18, ytes sykepenger fra arbeidsgiver tidligst fra og med den dag arbeidstakeren har gitt melding om arbeidsuførheten til arbeidsgiver, såfremt det har vært mulig for arbeidstakeren å gi slik melding. Det innebærer at varsel om sykdom må være gitt første fraværsdag for at rett til sykepenger skal bestå.
Fraværet meldes så tidlig som mulig første fraværsdag ved å kontakte nærmeste leder og oppgi om fraværet skyldes egen sykdom eller barns sykdom. Meld også fra om antatt lengde på fraværet. Dette skal gjøres ved telefonoppringing. Når du er tilbake på arbeidsplassen etter egenmeldt fravær, skal det fylles ut skriftlig egenmelding/egenmeldingsskjema som leveres til nærmeste leder. Nærmeste leder skal alltid informeres om fraværsmelding og skal ta kontakt med den ansatte ved fravær over en dag eller utover antatt fraværstid.

Rett til sykepenger

Reglene om rett til sykepenger følger av folketrygdloven kapittel 8. Alle ansatte som fyller vilkårene for sykepenger har krav på sykepenger tilsvarende full lønn inntil 6G under sykdom i inntil 50 uker. Noen virksomheter og/eller tariffavtaler har avtale om full lønn også utover 6G.
Arbeidsgiver skal betale sykepenger i de første 16 dager (Arbeidsgiverperioden).

Vilkår for rett til sykepenger

Fravær skal varsles i henhold til arbeidsplassens rutiner, og senest innen arbeidsdagens slutt for at rett til sykepenger skal bestå.

Sykepenger ved sykmelding:

For rett til sykepenger ved sykmelding, må arbeidstaker som hovedregel ha vært i arbeid i minst 4 uker. Dersom arbeidsgiver opplever berettiget tvil om arbeidstaker har krav på sykepenger, kan arbeidsgiver bestride sykepengekravet. Dette gjøres skriftlig ved brev til NAV og arbeidstaker.

Sykmeldingen skal leveres snarest mulig. Dersom sykmelding ikke er levert arbeidsgiver innen 14 dager, faller retten til sykepenger bort, jamfør folketrygdlovens paragraf 8-18 (3). Krav om sykepenger skal leveres så snart den sykmeldte mottar melding om dette fra NAV.
Slik melding sendes fra NAV til den sykmeldte etter endt sykmeldingsperiode, alternativt hver 30. dag.

Sykepenger ved egenmelding:

For rett til sykepenger ved bruk av egenmelding, må arbeidstaker ha vært i arbeid i minst to måneder før rett til egenmelding kan brukes (folketrygdlovens paragraf 8-24 egenmelding kan brukes (folketrygdlovens paragraf 8-24. Dersom arbeidsgiver har rimelig grunn til å anta at
fraværet ikke skyldes sykdom, kan arbeidsgiver inndra retten til egenmelding (folketrygdlovens paragraf 8-27).
Dette varsles skriftlig til den det gjelder.

Utbetaling av sykepenger: Bedriften utbetaler sykepenger i form av lønn de første 16 dager. Deretter må den sykmeldte selv sende krav om sykepenger til NAV.

Egenmelding

Reglene for bruk av egenmelding ved sykdom og skade finner vi i folketrygdloven kapittel 8, (del II §§ 8-23, 8-24, 8-25, 8,26 og 8,27.)
Egenmelding ved egen sykdom kan benyttes for inntil tre kalenderdager uten å legge frem legeerklæring, inntil 4 ganger i løpet av 12 måneder. Merk at også helgedager teller med i antall dager. Dersom arbeidsgiver har rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom, kan arbeidsgiver inndra retten til egenmelding. Dette varsles skriftlig til den det gjelder.
Se kapittel i Personalhåndboka.

Sykmelding

Sykmelding fra lege skal alltid foreligge ved sykdom ut over egenmeldingsperioden. Sykmeldingen må leveres snarest mulig, og senest innen 14 dager.
Dersom sykmelding ikke er levert innen 14 dager, faller retten til sykepenger bort, jamfør folketrygdlovens paragraf 8-18 (3)
Dersom arbeidsgiver opplever berettiget tvil om arbeidstaker har krav på sykepenger, kan arbeidsgiver bestride sykepengekravet. Dette gjøres skriftlig ved brev til NAV og arbeidstaker.
Ved en eventuell bestridelse av sykmelding, benyttes NHOs maler.

Sykt barn eller barnepassers sykdom

Arbeidstaker kan ha rett til permisjon og omsorgspenger ved sykdom hos barn eller barnepasser. Denne rettigheten gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 12 år. Dette forutsetter at de alminnelige vilkårene for rett omsorgspenger i folketrygdloven kapittel 9 og permisjon i arbeidsmiljøloven § 12-9 er oppfylt.

Barns sykdom: Når arbeidstaker som har omsorg for barn må være borte fra arbeidet grunnet nødvendig tilsyn og
pleie av et sykt barn, har vedkommende rett til permisjon og omsorgspenger.
Tilsvarende gjelder når barnet på grunn av sykdom trenger oppfølging ved legebesøk mv. I slike tilfeller er
det ikke krav om at barnet er sykt eller pleietrengende den aktuelle dagen.

Barnepassers fravær: Arbeidstaker har rett til permisjon og omsorgspenger når den som har det daglige barnetilsynet, som f.eks. en forelder, dagmamma eller ansatt i barnehage, er:
• syk
• forhindret fra å ha tilsyn med barnet fordi vedkommende følger et annet barn til utredning eller til innleggelse i helseinstitusjon

Barnepasser som passer barnet til daglig, som f.eks. en forelder, dagmamma eller en ansatt i barnehage.
Dersom barnet er kronisk sykt eller funksjonshemmet, gjelder retten til og med det året barnet fyller 18 år. Arbeidstaker har uansett rett til permisjon når det ytes omsorgspenger, pleiepenger eller opplæringspenger fra folketrygden.

Utvidet rett til omsorgspenger under korona
Frem til 1. juli 2022 har arbeidstaker rett til omsorgspenger når arbeidstaker må være borte fra arbeidet fordi:
• barnet er i karantene
• skole eller barnehage er helt eller delvis stengt som følge av covid-19-pandemien.
• En lokal stenging skal bekreftes av skolen eller barnehagen. Arbeidstakere skal levere bekreftelsen til arbeidsgiver.
• barnet må holdes hjemme på grunn av særlige smittevernhensyn hos barnet eller hos familiemedlem barnet bor med
• Særlige smittevernhensyn skal bekreftes av lege. Arbeidstaker skal levere bekreftelsen til arbeidsgiver.

Antall dager med omsorgspenger
Det gis rett til dobbelt så mange dager med omsorgspenger som man normalt har rett til for et
kalenderår i 2022. Det betyr at arbeidstakere kan få permisjon med omsorgspenger ved fravær grunnet barns eller barnepassers sykdom i opptil:
• 20 dager per kalenderår
• 30 dager per kalenderår ved omsorg for mer enn to barn
• 40 dager per kalenderår ved aleneomsorg for barnet
• 60 dager per kalenderår ved aleneomsorg for mer enn to barn.

Arbeidstaker og arbeidsgiver kan avtale uttak av omsorgspenger deler av en dag, for eksempel en halv dag.
Deltidsansatte har samme rettighet som en fulltidsansatt. Det betyr at en deltidsansatt med ett barn kan ha rett til 20 dager permisjon selv om vedkommende kun arbeider annenhver dag.
Omsorgspersoner kan overføre dager til hverandre i perioder barnehage eller skole er stengt på grunn av koronapandemien. Særlige smittevernhensyn og stengte skoler og barnehager.

Uavhengig av hvor mange dager med omsorgspenger som er benyttet tidligere, gis det frem til 1. juli 2022 rett til omsorgspenger i de tilfellene:
• barnet må holdes hjemme på grunn av særlige smittevernhensyn hos barnet eller hos familiemedlem barnet bor med
• når skole eller barnehage er helt eller delvis stengt

Kronisk sykt eller funksjonshemmet barn
Arbeidstakere med kronisk sykt eller funksjonshemmet barn, og dette medfører en markert høyere risiko for fravær, har rett til 20 ekstra dager med omsorgspenger for hvert kronisk sykt eller funksjonshemmet barn. Nav må ha akseptert at barnet er kronisk sykt eller funksjonshemmet.
Når arbeidstakeren er alene om omsorgen, dobles antall dager med omsorgspenger.
Denne retten gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 18 år. I tillegg har arbeidstaker rett til permisjon for å delta i opplæring ved godkjent helseinstitusjon eller offentlig kompetansesenter for å kunne ta seg av og behandle barnet.

Arbeidstakere som er alene om omsorgen for barnet
Oversikten over viser at arbeidstakere som er alene om omsorgen for barnet gis utvidede rettigheter. Med «alene om omsorgen» menes at personen er alene om den daglige omsorgen for barnet. Det er den barnet bor fast hos som er alene om omsorgen, uavhengig av omfanget
av samværet med den andre forelderen. Når foreldrene har avtalt delt bosted, anses ingen av foreldrene for å være alene om omsorgen. Dette gjelder uavhengig av hvor mye tid barnet tilbringer med hver av foreldrene.

Arbeidstakeren regnes for å ha aleneomsorg for et barn hvis den andre av barnets foreldre i lang tid ikke kan ha tilsyn med barnet fordi han eller hun er funksjonshemmet, innlagt i helseinstitusjon, gjennomfører fengselsstraff e.l.
Navs praksis viser at fraværet normalt må strekke seg over en periode på 6 måneder. Bakgrunnen for at den andre forelderen ikke kan ha tilsyn med barnet må være utenfor personens kontroll. Arbeid, skole og studier et annet sted i landet anses som et valg. I slike tilfeller er arbeidstaker
ikke «alene om omsorgen».

Overføring av stønadsdager mellom foreldre
Selv om den ene av foreldrene er alene om den daglige omsorgen, kan stønadsdagene fordeles mellom foreldrene i forhold til omfanget av avtalt samvær. Det er et vilkår at Nav får skriftlig erklæring fra begge foreldrene om samværsfordelingen.

Overføring av stønadsdager til ektefelle/samboer
Når en av foreldrene er alene om den daglige omsorgen, kan opptil 10 av stønadsdagene overføres til ektefelle, eller til samboer når samboerforholdet har vart i minst 12 måneder. Det er et vilkår at Nav får skriftlig melding om overføringen

Dokumentasjon
For at arbeidsgiver skal gi omsorgspenger, må en arbeidstaker dokumentere barnets eller barnepasserens sykdom ved egenmelding eller legeerklæring.
Kravet om legeerklæring for å dokumentere barnet eller barnepassers sykdom gjelder ikke frem til 1. juli 2022.

Fravær grunnet særlige smittevernhensyn hos barnet skal likevel bekreftes av lege. Omsorgspenger fra arbeidsgiver forutsetter som hovedregel at den ansatte har vært i arbeid i minst fire uker umiddelbart før fraværet fra arbeidet (opptjeningstid).
Den ansatte kan benytte egenmelding som dokumentasjon på denne type fravær. Arbeidstaker skal gi skriftlig egenmelding for de tre første kalenderdagene i hvert enkelt tilfelle. Dersom arbeidsgiver har rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom, kan arbeidsgiver kreve dokumentasjon fra lege for fravær begrunnet med barns eller barnepassers sykdom.

Tilretteleggingsmuligheter

OHR, FHR og RH er opptatt av å gi mulighet for tilrettelegging av arbeidsoppgaver ved tilfeller det skulle bli behov for det. I dialog med ansatt, lege og leder skal det sees på muligheter for å holde ansatte i arbeid med oppgaver som kan mestres/utføres i henhold til skade/sykdom.

Oppfølging av sykmeldte

I henhold til arbeidsmiljølovens § 4-6, har Festningshotellene etablert rutiner for oppfølging av sykmeldte.
Ved første fraværsmelding skal nærmeste leder ta kontakt på 3. fraværsdag og avklare hvor lenge fraværet forventes å vare, samt om det er noe arbeidsgiver kan gjøre for at den sykmeldte kan komme raskere tilbake. Det kan være alt fra tilrettelagte oppgaver til hjelp med transport til og
fra arbeidsplassen.
Dersom det viser seg at sykefraværet har en forventet lengre varighet, skal arbeidsgiver følge opp den sykmeldte i henhold til denne rutinen:

Oppfølgingsplan, 4 uker

Oppfølgingsplan skal være utarbeidet senest etter 4 ukers sykmelding, uansett gradering. Denne skal utarbeides av leder og medarbeider sammen og skal sendes til lege/sykemelder. Målet er å finne løsninger som kan bidra til at den syke kommer raskets mulig tilbake til arbeid, helt eller delvis. Arbeidstaker skal samarbeide med arbeidsgiver om å finne løsninger.
Oppfølgingsplanen formidles til sykmelder, og til NAV dersom de ber om det. Dersom det er åpenbart unødvendig, gjennomføres ikke et slikt møte.

Unntak fra oppfølgingsplan:
De mest åpenbare situasjonene hvor en plan ikke vil ha noen hensikt, er når det er klart at den sykmeldte ikke kommer tilbake til arbeid, eller når det er klart at arbeidstaker vil komme tilbake uavhengig av eventuelle tilretteleggingstiltak. Det kan også være ”åpenbart unødvendig” med en oppfølgingsplan når arbeidstakeren er gradert sykmeldt og kan ha en dialog om oppfølging og tilrettelegging på arbeidsplassen.

Oppfølgingsplan (Trinn 2):
Det kan være hensiktsmessig å revurdere tilretteleggingen og eventuelt teste ut andre alternativer som kan prøves ut. Det kan også være hensiktsmessig å avslutte tilrettelegging som ikke har ønsket effekt. Etter en revurdering av tilrettelegging og registrering av
endringer, sendes den oppdaterte oppfølgingsplanen til legen/sykmelder.

Dialogmøte innen 7 uker

Senest etter 7 ukers sykmelding, skal det avholdes dialogmøte. Hensikten er å gjennomgå oppfølgingsplanen og få en ny vurdering av muligheter
og begrensninger for arbeid og aktivitet, og oppdatere oppfølgingsplanen. Arbeidsgiver skal innkalle den sykmeldte, og eventuelt bedriftshelsetjenesten, og legen/sykmelder. Lege har ikke møteplikt. Den sykmeldte kan reservere seg mot at legen er til stede, og har mulighet til å be om at en annen støtteperson deltar på møtet. Dialogmøtet kan også gjennomføres på telefon.

For gradert sykemeldte skal møtet avholdes når arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder anser det hensiktsmessig.

Konklusjon/rapport fra dialogmøtet: Det skal lages en rapport fra dialogmøtet, som både arbeidsgiver og den sykmeldte signerer på. Rapporten bør sendes lege/sykmelder som tillegg til justert oppfølgingsplan. En slik rapport kan også sendes til NAV med forespørsel om at NAV kaller inn til dialogmøte 2 dersom det vurderes hensiktsmessig.

Aktivitetskrav, 8 uker

Ved 8 ukers sykmelding trer aktivitetskrav til den sykmeldte inn. (Folketrygslovens paragraf 8-7 ). Arbeidsgiver må sende oppfølgingsplan til NAV dersom NAV etterspør denne. Dokumentasjon av oppfølging, utprøving og tilrettelegging vil være viktig informasjon dersom NAV vurderer om aktivitetsplikten er oppfylt.

Dersom den sykmeldte ikke har deltatt i forsøk på tilrettelegging og utprøving, kan arbeidsgiver unnlate å utbetale lønn som forskudd på sykepenger dersom det er tvil om den sykemeldte tilfredsstiller krav til sykepenger. den sykmeldte må da kreve sykepenger utbetalt direkte fra NAV.

Dialogmøte 2 senest innen 26 uker

NAV skal kalle inn til dialogmøte 2 innen 26 uker.
Dersom videre tilrettelegging i bedriften ikke er mulig, bør NAV kobles inn. I følge ny IA-avtale kan arbeidsgiver be NAV avholde dialogmøte 2, når som helst i sykefraværsløpet når utprøving i bedrift ikke er mulig eller at mulighetene er prøvd ut.

Vår bedrift benytter de veiledninger, maler og skjemaer NHO har utviklet til sykefraværsoppfølgingen. Bedriften vurderer fortløpende om det er hensiktsmessig å be NAV om å kalle inn til dialogmøte 2. Dette bør gjøres tidligst mulig dersom man opplever at det er behov for å se på løsninger utenfor arbeidsplassen for at den sykemeldte skal kunne komme tilbake i arbeidsrelatert aktivitet.

Registrering av sykefravær

I henhold til arbeidsmiljølovens paragraf 5-1, (4) fører vi oversikt over sykefravær og fravær grunnet barns sykdom.
Dette registreres i Planday for hvert av hotellene. Dette er systemet som brukes for å registrere arbeidstimer og fravær.

Melding av ulykker og hendelser

I henhold til arbeidsmiljølovens paragraf 2-3 har alle arbeidstakere et eget ansvar for å melde fra til arbeidsgiver om ulykker og skader, eller forhold som kan medføre skade eller sykdom i fremtiden.

I henhold til arbeidsmiljølovens paragraf 5-2 skal arbeidsgiver varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet straks ved alvorlig arbeidsulykke der arbeidstaker blir alvorlig skadet eller som medfører dødsfall. Ved hendelser som skyldes strøm eller brann med elektrisk årsak, skal dette meldes til det lokale el-tilsyn. Meldeplikten gjelder også innleid personale.

Telefonnummeret til Arbeidstilsynet er 73 19 97 00. Du vil få et eget valg for melding av ulykker. For varsling utenom kontortid, finnes en egen telefonliste på Arbeidstilsynet.no
Ved mistanke om yrkesskade eller yrkessykdom, skal arbeidsgiver melde dette til NAV på eget skjema.
Ved tvil om hendelsen er meldepliktig, ta kontakt med Arbeidstilsynet. Skjema for melding av yrkesskade finnes på NAV.no

Registrering av arbeidsrelatert skade og sykdom

I henhold til arbeidsmiljølovens paragraf 5-1 fører vi register over alle personskader og evt sykdom som kan ha sin årsak i arbeidsforhold. Vi fører også register over ulykker og nestenulykker for å kunne lære av disse, se kapittel om avviksbehandling.

Det skal skrives rapport ved ulykker og nestenulykker for både ansatte og gjester hos Festningshotellene. Dette oppbevares lokalt i egen HMS-perm hos de ulike hotellene.

Yrkesskadeforsikring

I henhold til Lov om yrkesskadeforsikring, har bedriften tegnet forsikring for alle ansatte.
Yrkesskadeforsikring er hos [Navn på forsikringsselskap.]
[Skriv gjerne en henvisning til hvor man kan finne mer informasjon om forsikringen.]

Kartlegging, risikovurdering og avvik

Kartlegge psykososialt arbeidsmiljø

I henhold til Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, paragraf 7-1 kartlegger og følger vi opp det psykososiale arbeidsmiljøet jevnlig.
Med psykososiale forhold sikter vi til faktorer i arbeidsmiljøet som berører den enkeltes arbeid og hvordan det påvirker den yrkesaktive. Dette er for
eksempel trivsel, positive utfordringer, krav og kontroll, lederstøtte, medbestemmelse, sosial støtte og vold eller mobbing.

Festningshotellene streber etter å skape et miljø hvor det skal være godt å være, samt lav terskel for å si ifra ved tilfeller i arbeidsoppgaver eller andre faktorer hvor det går ut det psykososiale arbeidsmiljøet og trivsel på jobb.
Ledere jobber tett med alle ansatte slik at slike utfordringer blir avdekket raskt og endringer satt i gang umiddelbart.

Vi benytter blant annet følgende metoder for kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet:

Risikoanalyse i samarbeid med ansatte i hver avdeling

som går på både fysisk og psykososialt arbeidsmiljø.

Medarbeidersamtaler.

Felles personalmøter/driftsmøter.

Personalmøter

I henhold til internkontrollforskriften paragraf 5, benyttes felles møter som en av flere metoder for kartlegging og systematisk overvåking av arbeidsmiljøet.
HMS og arbeidsmiljø er fast tema i personalmøter. Vi avholder personalmøter jevnlig og innkaller til personalmøter oftere dersom vi ser på det som en
nødvendighet.

Medarbeidersamtaler

I henhold til internkontrollforskriftens paragraf 5, benyttes medarbeidersamtale som en av flere metoder for
systematisk overvåking av arbeidsmiljøet.
Alle ansatte skal ha medarbeidersamtale med nærmeste ledere 1 gang pr år. Samtalen skal resultere i en plan for den enkelte medarbeider, som følges opp i påfølgende samtaler.

Medarbeiderundersøkelser

I henhold til internkontrollforskriften paragraf 5, benyttes medarbeiderundersøkelser som en av flere metoder for
systematisk overvåking av arbeidsmiljøet
På OHR gjennomfører vi medarbeiderundersøkelse hvert 2. år.
Resultater fra medarbeiderundersøkelsen gjennomgås av ledelsen og sammen med de ansatte. Funn overføres til
handlingsplan med tiltak og tidsfrist. Valg av tiltak gjøres i samarbeid med de ansatte.

Kartlegging fysisk arbeidsmiljø

I henhold til Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, paragraf 7-1 , og Forskrift om utførelse av arbeid, kartlegger vi og følger opp det fysiske
arbeidsmiljøet jevnlig.
I henhold til risikovurderinger gjort i alle avdelinger for hotellene kartlegges det fysiske arbeidsmiljøet og hvilke risikoer som finnes i vår bedrift.

Risikovurdering og overvåking av arbeidsmiljø

I henhold til forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, kapittel 7, har vi identifisert det vi mener er de viktigste risikoområder i vår bedrift. Risikovurderinger gjennomføres jevnlig, og gjentas ved endringer som kan ha betydning for helse, arbeidsmiljøet og sikkerheten i virksomheten.

Kartlegging og risikovurdering gjennomføres i samarbeid med de ansatte og verneombud/ tillitsvalgte/ BHT. Vi benytter følgende metoder for kartlegging og overvåking av arbeidsmiljøet: vernerunder, risikovurderinger, arbeidsmiljø-/ medarbeiderundersøkelser, medarbeidersamtaler, oversikt over HMS-avvik. De mest typiske arbeidsmiljøutfordringene i vår bedrift er stress, tidspress og tunge løft. I hotell- og restaurantbransjen er det ofte mye kvelds- og helgearbeid, som kan ha negativ effekt på forholdet mellom arbeid og fritid. En annen utfordring kan også være kundekontakten en til enhver tid har, som i enkelte tilfeller kan være utfordrende.
Eksempler på arbeidsmiljøutfordringer kan være, stress, tidspress, tunge løft, fulle/vanskelige gjester, støy, kjemikalier, kjøkkenmaskiner etc.

Avvikshåndtering

I henhold til internkontrollforskriften paragraf 5, punkt 7, har bedriften etablert rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge forhold som er i strid med HMS-lovgivningen, såkalte avvik.

Alle ansatte er ansvarlig for å rapportere avvik som oppdages. Ved feil, mangler eller hvor rutiner ikke følges skal det meldes til nærmeste leder og/eller verneombud, og avviksskjema skal fylles ut. NB: Ved arbeidsulykker med personskader skal daglig leder varsles umiddelbart!
Der det er mulig rettes avvik og uønskede hendelser med en gang. Eventuelle utførte tiltak rapporteres til nærmeste leder og/eller verneombud og dokumenteres ved bruk av avviksskjema.

Ansvarlig for avvikshåndteringen i bedriften er daglig leder. Ansvarlig for avvikshåndteringen skal registrere alle avvik og sørge for at tiltak blir iverksatt og at verneombud er informert. Det er bare daglig leder som kan registrere saker som lukket. Alle registrerte avvik gjennomgås
jevnlig av ledelsen.
Registrering av avvik gjøres i HMS-perm lokalt på hotellene.

Vernerunder

I henhold til internkontrollforskriften paragraf 5, benyttes vernerunder som en av flere metoder for kartlegging og systematisk overvåking av arbeidsmiljøet.
Vi gjennomfører jevnlig vernerunder. Deltakere ved vernerunde er verneombud, daglig leder og eventuelt
avdelingsleder. Funn fra vernerunden rettes umiddelbart der det er mulig, og overføres ellers til handlingsplan med tiltak og tidsfrist.

Arbeidsplassrutiner

Arbeid alene

Arbeidsmiljøloven § 4-1 (3) stiller et spesifikt krav til å vurdere om det er en særlig risiko knyttet til alenearbeid.
Det vil si at arbeidsgiver skal foreta en konkret vurdering av risikoen ved det å arbeide alene.

I Festningshotellene har vi kartlagt situasjoner hvor ansatte må arbeide alene, og risikovurdert disse situasjonene. På bakgrunn av risikovurdering har vi iverksatt følgende tiltak og rutiner for å redusere negative konsekvenser av
alenearbeid:

Når ansatte må arbeide alene, skal leder ha jevnlig kontakt. Det skal alltid være mulig å kontakte hjelp ved behov. Alltid ha telefon eller lignende tilgjengelig. Vi har tilgjengelige rutiner for håndtering av ran og trusler.
Alle ansatte som kan risikere å bli utsatt for ran eller trusler, har fått opplæring i håndtering av dette.

Kjemikalier og andre eksponeringer

Stoffkartotek

I henhold til Forskrift om utførelse av arbeid, paragraf 2-1, har bedriften etabler stoffkartotek for de farlige kjemikaliene som kan medføre helsefare, deriblant de som dannes under prosesser i virksomheten, og rutiner for vedlikehold av dette.

Bedriften har stoffkartotek med oversikt over alle kjemikalier i bruk. Vi krever oppdaterte sikkerhetsdatablader ved innkjøp av disse stoffene, og
velger stoffer som gir minst mulig helse- og miljøfare der dette er teknisk mulig. Alle ansatte som er i kontakt med kjemikalier, er opplært i bruk av stoffkartoteket, og viktige forholdsregler. Stoffkartoteket oppbevares i perm merket «Stoffkartotek» og finnes lett tilgjengelig. Verneombudet
har sitt eget stoffkartotek, BHT har tilgang til denne. Vi har valgt å henge opp verneblader av de stoffer som er hyppigst i bruk, på stedet hvor de benyttes.

Vedlikehold av stoffkartoteket

Ansvarlig for vedlikehold av stoffkartotek er: [Navn]

Vi forventer at våre leverandører oppfyller sin leverandørplikt ved å aktivt levere oppdaterte sikkerhetsdatablader på alle produkter vi kjøper. Ved
innkjøp av nye produkter, kontrollerer vi at sikkerhetsdatabladet er av nyere dato (ikke eldre enn 4 år), at bruksmåte for produktet som er beskrevet stemmer med bruksmåten vår, og at alle 16 obligatoriske punkter er med i databladet.

Ved innkjøp av nye kjemikalier, skal ansvarlig for vedlikehold av stoffkartotek sørge for kontroll av
sikkerhetsdatabladet, samt at oppdatert sikkerhetsdatablad blir innlemmet i stoffkartoteket. Når produkter ikke lengre benyttes, skal tilhørende
sikkerhetsdatablad fjernes fra stoffkartoteket og oppbevares i eget arkiv, da disse kan være nyttig dersom senere yrkesskade skulle oppstå. Det samme gjelder sikkerhetsdatablader som blir erstattet av nye, oppdaterte sikkerhetsdatablader. Ansvarlig for vedlikehold av stoffkartoteket gjør dette fortløpende ved endringer.
I tillegg skal stoffkartoteket en gang årlig gjennomgås med sikte på å kontrollere dato og gyldighet av sikkerhetsdatablader. Dersom det oppdages
sikkerhetsdatablader som er eldre enn 4 år, skal leverandør kontaktes med forespørsel om det er utarbeidet endrede sikkerhetsdatablader.
Ved endringer i produksjonsmetoder, nye bruksmåter eller nye kjemikalier, skal ansvarlig for stoffkartoteket sikre at informasjonen i stoffkartoteket er oppdatert.
Innkjøpsansvarlig skal alltid varsle ansvarlig for stoffkartotek om endringer i kjemikalier som kjøpes inn.

Risikovurdering av kjemikalier

I henhold til krav i forskrift om utførelse av arbeid, paragraf3-1, har bedriften risikovurdert alle kjemikalier i bruk.
På bakgrunn av helse- og sikkerhetsrisikoer har bedriften iverksatt nødvendige tiltak for å fjerne eller redusere risikoen til et fullt forsvarlig nivå.
Riskovurdering gjennomføres jevnlig og alltid ved endring i arbeidsmetoder eller endring i hvilke kjemikalier som er i bruk.
Stoffkartoteket gir en oversikt over alle kjemikalier i bruk.
De kjemikalier som er mest hyppigst brukt henger databladet ved kjemikaliet med vurdert faremerking.

Avtaler, periodisk vedlikehold

Periodisk vedlikehold og ettersyn av brannvern- og slukkeutstyr

Gjøres i henhold til og etter avtale med brannvesenet sin gjennomgang av brannvern- og slukkeutstyr. Denne gjennomgangen gjøres sammen med hotellets brannvern-ansvarlige.

Periodisk kontroll av el-anlegg